déballez votre destructeur et lisez le mode d'emploi du fabricant

Quand une entreprise, une administration ou une collectivité s'équipe d'un destructeur de documents, il y a quelques petites choses à savoir. D'abord et avant tout, un destructeur est un appareil fragile ! Oui, vous avez bien lu : fragile. Même si vous avez choisi un modèle professionnel et même s'il est de fabrication allemande (pourtant les plus solides sans aucun doute). Ca veut simplement dire qu'il va falloir prendre quelques précautions de bon sens pour utiliser correctement votre machine à détruire le papier efficacement et - surtout - durablement.

  • Car sinon, c'est le bourrage papier ou la panne assurés ; et par expérience, les S.A.V. des différents fabricants ne sont pas les plus rapides ni les plus "souples" qui soient (certains sont même particulièrement inefficaces).

Commencez par lire le mode d'emploi !

Premier conseil : déballez votre destructeur et lisez le mode d'emploi du fabricant avant toute autre chose ! Oui, je sais bien, personne ne lit jamais les modes d'emploi (moi la première). Et bien c'est un oubli qui peut coûter cher. Dans le mode d'emploi de votre destructeur il est par exemple indiqué - en principe - sa capacité de coupe, soit le nombre de feuilles maximum que vous pouvez détruire en même temps avec l'appareil. Et ça c'est une information capitale, car en cas de bourrage, c'est la première chose que vont analyser les techniciens du S.A.V. pour déterminer si :

  • A) c'est un problème lié à la fabrication du destructeur
  • ou B) c'est une mauvaise utilisation par l'opérateur

Ne détruisez pas plus de feuilles que possible

Et du résultat de cette analyse dépend la question qui tue : qui va payer ? Ce seront des réparations ou un échange sous garantie (donc à la charge du fabricant) dans le premier cas. Ou des réparations ou un échange hors garantie (donc à votre charge pleine et entière) dans le second ! Vous comprenez l'importance qu'il y a à lire le mode d'emploi et de savoir que le destructeur accepte 10 feuilles de 70 gr/m² et seulement 8 feuilles de 80 gr/m² avant d'essayer de détruire une liasse de 20 feuilles ?

Si vous ne faites pas attention et que vous, ou l'un de vos collègues, mettiez par inadvertance trop de feuilles et que le bloc de coupe du destructeur se bloque, eh bien c'est un défaut d'utilisation, pas un vice caché ! Il sera totalement inutile de demander à faire fonctionner la garantie légale contre les vices de fabrication, cela ne fonctionnera pas. Et ça arrive régulièrement, croyez-moi ...

Pensez à lubrifier le bloc de coupe

Autre cas classique de rejet de la garantie constructeur, qui ne couvre que les vices cachés de fabrication, requalifiée en défaut d'utilisation : la non lubrification du bloc de coupe - tout particulièrement les blocs de coupe croisée. En ne lubrifiant pas les cylindres, le frottement des blocs en acier accélère leur usure et nuit au bon fonctionnement du destructeur, causant à la longue :

  • Des vibrations intempestives,
  • Un appareil plus bruyant,
  • Une capacité de destruction diminuée,
  • Des bourrages répétés,
  • Une usure plus rapide,

C'est question de bon sens : il est facile et rapide de lubrifier un bloc de coupe. Il suffit d'aller voir dans la rubrique d'entretien du destructeur et de choisir le conditionnement le plus adapté à votre appareil. Utiliser une burette d'huile ou des feuille de lubrification pour un destructeur de papier à alimentation classique, ou bien se servir obligatoirement de feuille de lubrification pour un destructeur automatique (auto-alimenté). L'action de lubrification doit prendre quelque chose comme 20 secondes !

Respecter le cycle de destruction

Normalement indiqué dans tous les modes d'emploi qui se respectent - mais pas toujours hélas -, le cycle de destruction de chaque appareil indique son temps maximal de fonctionnement en continu et le temps de refroidissement obligatoire qui en résulte. C'est la puissance du moteur qui détermine ce cycle de destruction. Pour les destructeurs individuels et de petits bureaux il y a 2 cas de figure. D'une façon générale, les destructeurs d'origine allemande ont plutôt des moteurs puissants et un cycle de destruction en continu dès les petits modèles - pas tous mais souvent. Les destructeurs fabriqués en Asie du sud-est, eux, ont plutôt des cycles courts :

  • 2 minutes de destruction pour 15 minutes de refroidissement,
  • 2 minutes de destruction pour 30 minutes de refroidissement,
  • 5 minutes de destruction pour 30 minutes de refroidissement,
  • 8 minutes de destruction pour 40 minutes de refroidissement,

Si votre destructeur s'arrête brusquement au milieu d'un cycle de destruction, n'appelez pas tout de suite au secours le S.A.V., laissez-le d'abord refroidir. Dans la plupart des cas, il redémarrera normalement après la période de refroidissement. Dans le cas contraire, là oui, il y a probablement un souci. La plupart des gros destructeurs de bureau ont un cycle de destruction en continu.

Voilà quelques pannes qui sont fréquentes chez les nouveaux utilisateurs de destructeur de documents - je dis nouveau, car quand on s'est fait avoir une fois, après on fait attention. Or, elles sont pourtant simples à éviter : il suffit de lire le mode d'emploi et de respecter les directives des fabricants.